Dans l'univers de la Gestion Electronique Documentaire, Alfresco a fait date en démocratisant la GED open source ; aujourd'hui, il continue d'en être un leader incontesté en proposant un outil robuste, open source, modulable, interconnectable et extensible. C'est dans cette logique que la plate-forme Share a été conçue : c'est une extension collaborative aux fonctionnalités GED de base. C'est une collaboration dite « centrée » sur les documents, ce qui représente l'essentiel des activités au sein d'une entreprise, que ce soit pour la validation de documents bureautiques, de notes internes, de factures ou de compte-rendu de réunion...
Ce livre s'adresse à toute personne disposant de l'environnement Alfresco associée à la plate-forme Share et ayant besoin d'exploiter cet environnement de travail comme GED et comme outil de travail collaboratif. Il débute par un chapitre entièrement consacré à l'interface web 2.0 de Share : depuis votre portail personnel d'accès aux espaces de collaboration de l'entreprise à la création concrète de sites collaboratifs avec les outils de wiki, blog, forum de discussion et calendrier partagé. Vous verrez comment collaborer « socialement » autour des documents que vous commentez mais aussi par le biais des flux de tâches de validation qui vous sont assignés et que vous assignez à vos collègues.
L'ouvrage présente d'autres moyens de collaborer avec Alfresco depuis les applications Microsoft® Office : avec le module additionnel pour Word, Excel et Powerpoint ou en créant depuis Word des espaces de collaboration documentaires de type Sharepoint dans Alfresco tout comme des espaces de réunions partagées de type Sharepoint depuis Outlook. Vous verrez aussi comment envoyer des mails depuis Outlook dans vos dossiers de GED en utilisant Alfresco comme serveur de messagerie IMAP et comment accéder à vos contenus depuis votre mobile iPhone et Android ainsi que depuis un réseau social comme iGoogle.
Le chapitre 4 détaille le nouveau module de publication web nommé Web Quick Start présent dans la version 3.4 : vous apprendrez à créer un site web, à créer des articles, à rajouter des sections, à utiliser les gabarits de pages prédéfinis et à personnaliser le formulaire de contact.
Le chapitre suivant met le focus sur les différents moyens d'organiser efficacement vos documents par plans de classement, par catégories et tags et présente le module de recherche dont la syntaxe est similaire à celle de Google.
Enfin, pour les utilisateurs avancés, vous apprendrez à administrer vous-même les groupes, les personnes et les droits sur les dossiers. Tous les circuits de validation (workflows) pré-paramétrés sont détaillés un à un, vous apprendrez à maîtriser le puissant moteur de règles accessible (enfin !) depuis la version 3.3 de Share.
L'ouvrage se termine par une mise en place très concrète et détaillée pas à pas d'un modèle simplifié de workflow de tri de courriers entrants ; ce modèle est téléchargeable sur le site des Editions ENI, www.editions-eni.fr.
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